El pago de administraciones se realiza cuando en una unidad residencial las unidades de vivienda o comerciales tienen que pagar un valor que contribuye al costo del mantenimiento de la copropiedad.

Por ejemplo, si se tiene una unidad residencial con personal de seguridad, administración, mantenimiento; y se cubren además impuestos y servicios públicos, entonces esos costos se dividen mensualmente entre todos los copropietarios.

Este es un proceso que se realiza manualmente, por lo que conlleva tiempo y en muchas ocasiones puede generar inconformidades. Es por esta razón que Elyssa app ya está trabajando en un módulo de la Super App conjuntamente con Propiedata, para digitalizar y automatizar el proceso de pago de las administraciones.

¿Qué es el pago de administraciones?

“El pago de la administración lo asumen los propietarios para respaldar gastos, tales como; seguridad, mantenimiento y la conservación del conjunto, entre otros. El  incumplimiento de esta obligación va en contra de la valorización de los inmuebles.” Metro Cuadrado

¿Cómo funciona el pago de administraciones actualmente?

Normalmente, la unidad residencial emite un estado de una cuenta de cobro al copropietario y a todas las unidades de vivienda o comerciales que tenga la copropiedad para que paguen el dinero correspondiente a la mensualidad de la administración.

Por lo general, es un proceso manual en el que el copropietario recoge la cuenta de cobro de la portería del edificio o la administración, luego procede a pagarlo en el banco o en línea y finalmente trae de vuelta el recibo de pago al administrador o se lo envía por correo electrónico. Finalmente, se hace la conciliación que comprueba la realización del pago.

Es importante recalcar que el costo de las administraciones se hace bajo una proyección anual en la que se tiene en cuenta a cada copropietario y es por esto que el incumplimiento del pago, inclusive si no se está haciendo uso del inmueble, conlleva a una mora de pago.  

Problemas comunes

1. Muchas veces los copropietarios tienen otras responsabilidades y olvidan realizar el pago, lo que termina en pérdidas económicas para ellos.

2. Además, las administraciones no siempre hacen las debidas notificaciones, lo que ocasiona conflictos con los copropietarios que no se dan por enterados de las fechas de pago.

3. Por otro lado, llevar un registro en físico es obsoleto pues se puede perder fácilmente y al ser un proceso anual en el que hay múltiples actores es normal que esta situación ocurra constantemente.

4. Desplazarse a recoger las cuentas, realizar el pago y esperar por los comprobantes requiere una inversión de tiempo mensual con el que no siempre se cuenta y resulta desgastante.

5. Esto puede también conllevar a problemas entre propietarios e inmobiliarias pues estas velan por el cumplimiento de los diversos pagos del inmueble.

“En el caso de los inmuebles en arriendo, es responsabilidad de las inmobiliarias velar por el cumplimiento del pago del canon al propietario, la cuota de administración al edificio, el pago de los impuestos, la valorización y los prediales.” Julio César Galeano del periódico El Tiempo

Solución del pago de administraciones de Elyssa app y Propiedata

Con la ayuda de Propiedata, Elyssa App la empresa de inventarios digitales, va a construir una integración de los sistemas contables en el que se va a automatizar todo el proceso de cobro y pago de administraciones en una misma plataforma  

¿Cómo?

Si la unidad residencial en la cual Elyssa app tiene un inmueble en administración, cuenta además con los servicios de Propiedata, entonces el software de Propiedata emitirá internamente la cuenta de cobro al sistema contable de la Super App de Elyssa.

De esta manera, el copropietario la recibe y se pagará automáticamente por la automatización del proceso.

Por último, en la misma plataforma le aparecerá el comprobante y la conciliación quedará hecha en segundos, y así mes a mes.

En esa dinámica, ya no se necesita un intermediario o seguir haciendo procesos manuales porque todo se va a automatizar y esto significará beneficios, tanto para la administración como para los copropietarios, que se verán reflejados en ahorro de tiempo, organización y centralización de la información.

Además, terminará con los constantes malentendidos entre ambas partes a la hora de realizar el pago de administraciones