El COVID-19 ha cambiado la forma en que vivimos en estos momentos. Las empresas en todos los sectores y países están haciendo un cambio al teletrabajo o trabajo remoto para reducir la exposición de sus colaboradores con otras personas que pueden estar infectadas y así prevenir el contagio. En Propiedata el teletrabajo está en nuestras raíces desde el inicio y quiero contarles un poco sobre nuestra experiencia.

Acostumbrarse a un ambiente de trabajo en una oficina a trabajar desde la casa puede ser todo un reto, especialmente en una industria como la propiedad horizontal en donde los residentes están acostumbrados a tener un contacto directo con el administrador.

Esta semana, nos reunimos con el equipo de trabajo para discutir cuales son los mejores consejos que les podemos dar a las copropiedades para liderar a su equipo de trabajo en un nuevo ambiente laboral en esta difícil situación.

Varios administradores y miembros del consejo de copropiedades nos han compartido sus principales dudas y retos. Ahora quiero compartir nuestras respuestas a estas inquietudes.

¿Es posible administrar sin estar en la copropiedad?

¡Si! Gracias a la tecnología hoy en día se puede llevar la administración de las copropiedades de forma remota. Para lograrlo necesitas un computador, celular o tablet, la información de tu copropiedad y organizar el trabajo a realizar en este tiempo. Aquí, una forma de cómo puedes organizarte:

Organiza tu trabajo y el de tu equipo:

  • Planea: Define cuáles serán las tareas que vas a hacer tu y tu equipo de trabajo de forma remota.
  • Realiza: Realiza las actividades y tareas a través de herramientas digitales. Para este tiempo es importante mantener la comunicación con los residentes y colaboradores del área de seguridad, hacer seguimiento a las PQRs y hacer videoconferencias para mantener una comunicación constante.
  • Verifica y actúa: A través de las herramientas que utilices, evalúa qué actividades se han completado, revisa qué tareas están pendientes y haz seguimiento de ellas hasta que sean completadas.

¿Cómo comunicamos la información a los residentes?

El administrador debe definir cuáles son las herramientas digitales que utilizará para comunicarse con los residentes.

Al estar en tiempo de confinamiento, el administrador tiene que prever que pueden surgir muchas PQRs por parte de los residentes. Por eso, recomendamos que cada copropiedad pueda contar con una App especializada en las copropiedades. En donde la comunicación y la solución de PQRs sea rápida y sencilla.

¿Cómo mantener la comunicación con los colaboradores de la copropiedad?

A diferencia de otros sectores, en una copropiedad es indispensable que los colaboradores del área de seguridad sigan trabajando. Así el gobierno haya definido una cuarentena.

Por tal razón, el administrador tiene que tener comunicación digital con ellos. Para lograrlo es necesario que cada responsable del área de seguridad disponga de un celular, computador o tablet. Es decir, que tenga acceso a la comunicación digital con el fin de reportar al administrador todo lo que está ocurriendo en la copropiedad, bien sea a través del  envío de imágenes, videos o mensajes.

Pero … ¿Cómo lograrlo? Durante el confinamiento, son indispensables las herramientas tecnologías y aquí te mencionamos las mejores para las copropiedades:

Propiedata: Contar con una Aplicación Móvil como Propiedata permite dar respuesta de forma rápida a las PQR, administrar tu copropiedad de forma digital y mantener altos niveles de satisfacción entre los residentes y colaboradores.

Zoom: Si necesitas hacer una conferencia virtual esta aplicación te permite hacerlo, también puedes grabar las video conferencias.

Trello: Organiza tus tareas y las de tu equipo a través de esta herramienta.

Slack: Es un chat enfocado en el trabajo, en donde puedes enviar archivos y tener conversaciones para resolver inquietudes entre tu equipo de trabajo.

Y a ti, ¿Qué herramientas digitales te han ayudado para realizar tu trabajo en casa?.

Dejame saber, respondiendo este artículo.