A traves de los años de experiencia y el aprendizaje de realizar asambleas para propiedad horizontal, nos indican que un gran porcentaje del éxito de una asamblea, radica en la designación anticipada del Presidente de la reunión.
Las asambleas más eficaces y efectivas (ordenadas y cortas) son las que tienen buenos presidentes y donde el equipo administrativo y gerencial tiene toda la información y logística preparada.
Es por esto, que a continuación se mencionan cuatro etapas a tener en cuenta a la hora de elegir al presidente de la asamblea de forma exitosa.
En una primera etapa, se requiere que el administrador disponga de toda la información necesaria y coordine con el proveedor de la plataforma contratada todas las actividades y tareas previas que le corresponden, para así, dar énfasis a la coordinación transversal para la selección del Presidente de la asamblea.
En una segunda etapa, se recomienda que al momento de decidir y contratar la realización de una asamblea virtual, coordine de manera transversal entre los órganos de administración, dirección y control, junto con los propietarios, el mecanismo que permita identificar los potenciales presidentes de asamblea y seleccionar al más capacitado y competente para cumplir con estas funciones y responsabilidades.
En una tercera etapa, se requiere compartir con la persona designada toda la información que va a ser presentada durante la asamblea, además de reconocer, revisar y hacer las ampliaciones del caso, sobre el Reglamento de Propiedad Horizontal de la ESAL-PH o los estatutos y reglamento interno de las sociedades mercantiles.
En una cuarta etapa, se debe tener una sesión o más de un taller o simulacro sobre el funcionamiento de la plataforma tecnológica que se contrate para realizar el evento de la asamblea virtual; de tal forma que adquiera el mayor dominio posible sobre las diferentes opciones, funcionalidades y prestaciones técnicas de estas herramientas.
Tambien es importante tener en cuenta los requisitos para postularse como presidente de la asamblea, a continuación se mencionan algunos puntos:
- Debe ser una persona que tenga condiciones especiales y que goce del respeto de los vecinos. No debe ser moroso, ni haber sido sancionado y debe tener liderazgo y autoridad.
- Debe ser postulado o postularse previamente para que las personas los conozcan y tomen la mejor decisión.
- Disponer de tiempo y dedicación para conocer, estudiar y atender las actividades previas a la realización de la asamblea.
- Actuar con criterio, autoridad, liderazgo y conocimiento en todos los temas que se desarrollen en la asamblea.
- Practicar el manejo y destreza de las habilidades blandas
- Conocer las funciones y soporte técnico, operativo y logístico que le puede brindar el moderador tecnológico.
Es fundamental dar la importancia necesaria a la elección de este cargo, ya que la asignación de la persona adecuada permitirá que la asamblea se lleve a cabo de forma rápida y organizada. También es importante que el presidente de la asamblea sepa como realizarla independientemente de su modalidad (presencial, virtual o mixta)
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