Uno de los temas de vital importancia que afrontan las copropiedades regidas en Propiedad Horizontal en el cambio de administrador, es la de hacer una conexión muy profesional respecto a la entrega de información veraz, funciones, documentaciones y que todo sea de forma confiable y segura.
Según lo anterior, cabe aclarar que en este plan va incluido la terminación y continuidad de proyectos, al igual que las labores encomendadas por la asamblea general de propietarios, que sin duda resalta el porcentaje realizado a la fecha de corte de entrega. Labor que debe ser supervisada por el consejo de administración en cabeza del presidente o un representante elegido y si es posible por el revisor fiscal.
Es importante que esta tarea se tenga en cuenta a la terminación de cada periodo presupuestal, así como en la terminación de cada contrato del administrador para medir eficiencia y porcentaje de logros, incluso antes de concluir un nuevo periodo.
Lo que se debe tener en cuenta al recibir tan importante cargo y responsabilidad:
1.Solicita una reunión con los grupos formales: pide a quien corresponda su presentación o protocolo oficial. En resumen, manifiesta tu buena y sana voluntad de solucionar los proyectos en curso y los propuestos. Los grupos con los que debes reunirte son:
- Consejo de administración
- Administrador saliente
- Revisor fiscal
- Jefatura de seguridad
- Comité de convivencia
- Recursos humanos
2. Solicita los siguientes documentos:
- Reglamento interno de la copropiedad
- Manual de convivencia
- Acta de la última asamblea
- Carta o registro de convenios (que a un no estén registrados en escritura pública)
3. Solicita la siguiente documentación contable:
- Estados financieros del último periodo, si es posible un parcial a la fecha de inicio de su periodo.
- Información exacta de programas y datos electrónicos (Claves bancarias y financieras)
4. Haz un recorrido por todas las instalaciones:
- Pide la ficha técnica de mantenimiento para observar períodos y estados de los bienes comunes de la copropiedad.
- Es muy importante que todo lo expresado, observado y recibido quede consignado en el acta de registro.
- Después de pasados 8 (ocho) días de estudio y análisis de la situación real de la copropiedad es recomendable y si lo estima conveniente, convocar una asamblea general o comunicación escrita para informar la situación y avance real de los proyectos a la fecha. Haz propuestas o ajustes reales para cumplir con los objetivos propuestos por la asamblea general de propietarios.
- No deje ningún detalle sin aclarar, consigna en el acta las respuestas dadas por los ejecutivos que le están entregando.
Recuerda que las facultades que te otorga la ley 675 de 2001 en su artículo 51 en representación, ejecución, conservación, recaudo y sus 14 funciones básicas en la última incluida:
“las demás funciones previstas en la presente ley en el reglamento de propiedad horizontal, así como las que defina la asamblea general de propietarios.”
Redactado por: Alejandro Piravaguen Noguera.
