Realizar una asamblea presencial en propiedad horizontal puede llegar a resultar un gran reto, sin embargo si cumples con una serie de tips que hoy te mencionaré, sé que tendrás garantizado un evento completamente exitoso. Donde el objetivo principal que es realizar una asamblea presencial, se pueda cumplir satisfactoriamente.
Por tal motivo a continuación te mencionaré 5 tips que te permitirán tener tu asamblea presencial sin inconvenientes:
1.Planificación: antes de citar a la convocatoria de tu asamblea, primero debes planificar y organizar el objetivo de tu asamblea. También debes analizar dónde la vas a realizar porque puede ser en el salón social de tu PH, en un área común o en un sitio externo a la propiedad horizontal. Debes tener en cuenta también, la cantidad de asambleístas que vas a reunir y con base eso definir correctamente el sitio adecuado para que todos puedan asistir cómodamente. La fecha y hora también juegan un rol importante en la planificación, debes definir una hora y día donde la posibilidad de asistencia sea la mayor, evita realizarla entre semana o en horas pico donde los asambleístas puedan estar ocupados.
2. Buena logística: al contar con un equipo de expertos logísticos tu asamblea se llevará de la mejor manera, debido a que ellos te brindarán la alineación y parámetros necesarios para que la asamblea se lleve a cabo sin inconvenientes, además le garantizarán una grata experiencia de asistencia a todos los asambleístas. Si bien es cierto la logística cumple con un 90% de importancia en el momento de llevar a cabo una asamblea, incluso aún más cuando son propiedades horizontales muy grandes (mayor a 300 unidades). En este tip te recomiendo busques proveedores garantizados que puedan cumplir al 100% con el objetivo pautado de realizar la asamblea, si me permites te mencionaré a Propiedata siendo una empresa reconocida por ejecutar sus asambleas presenciales o mixtas exitosamente, brindando un personal experto de soporte y apoyo, con equipos de alta calidad, y además con los mejores precios del mercado.
3. Enfatizar en la convocatoria: es importante ser muy puntual en el momento de enviar la convocatoria a los residentes, esto con el objetivo de que sepan la modalidad de la asamblea que se realizará (presencial), el sitio, día y la hora. Al ser muy claro con esta información, evitas que sucedan malos entendidos que puedan afectar de forma negativa en el quórum de asistencia a la asamblea. Te recomiendo realizar campañas de difusión donde cada cierto tiempo (no muy largo) les recuerdes a los residentes la convocatoria a la asamblea que desean realizar. Apoyate en herramientas tecnológicas como el Whatsapp o el correo electrónico para difundir esta campaña. Si gustas por algo más tradicional, pública la convocatoria en la cartelera informativa de la PH, preferiblemente donde tenga buena visibilidad.
4. Reglas claras: al ser un evento presencial, es normal que muchos asambleístas quieran participar y en ocasiones hablar más de la cuenta, para evitar que esto suceda te recomiendo tener las reglas claras para la asamblea como lo son el tiempo de participación habilitado por asambleista, los puntos que solamente serán permitidos mencionar y las sanciones que pudiesen ocurrir si los asistentes incurren en actos mayores de alteración en el orden público.
5. Tiempo de realización: recuerda que una asamblea puede llegar a cansar humanamente a los asistentes, por eso motivo define un tiempo máximo donde calcules que se pueda realizar y llevar cabo todos los puntos de la asamblea. Al no ser una asamblea mayor a 7 o 10 horas, tendrás asambleístas atentos y no cansados en el desarrollo total de la asamblea.
Espero que algunos de estos tips puedan aportar positivamente en tu asamblea presencial de este año, sin embargo recuerda que si deseas cotizar una asamblea presencial, mixta o virtual con Propiedata, puedes escribir al canal de whatsapp habilitado haciendo clic aquí o llenar tus datos en el siguiente formulario y un consultor se comunicará contigo lo antes posible.
