- Recuerde; usted como Administrador(a) dispone de 10 días calendario (20 días en asambleas presenciales) para publicar el acta y cumplir con el mandato de ley establecido en el articulo 47de la ley 675/2001.
- Con base en la grabación que le entrega Propiedata proceda inmediatamente a redactar el borrador del acta para enviárselo a los miembros del comité de verificación junto con el archivo de la grabación.
- Señale términos de tiempo para que el comité de verificación le entregue las observaciones y comentarios al borrador enviado.
- El acta no debe ser una copia literal de todas las intervenciones y comentarios presentados durante el desarrollo de la asamblea.
- Trate de extractar los temas más relevantes (las decisiones sometidas a votación) y elabore un resumen gerencial, ejecutivo yprofesional.
- Coloque a disposición de todos los propietarios el archivo de la grabación y haga que esta aparezca reseñada como un anexo del acta definitiva.
- Recuerde que para la publicación oficial del acta solo requiere la firma del Presidente y Secretario de la asamblea. Articulo 47 de laLey 675/2001.
- En caso de negación o aprobación al borrador del acta por parte de algún miembro del comité de verificación, asegúrese de dejar dicha posición debidamente documentada con comunicaciones físicas o digitales con los detalles de la posición del propietario que niega su aprobación.
- Recuerde; con la lista de los resultados de las votaciones, reseñadas como parte de la grabación e incluidas como parte del anexo del acta, no es necesario incluir estos listados en el texto final del acta.
- Recuerde que el quórum de asistencia, deliberatorio y decisorio es registrado, controlado y grabado de manera permanente durante el desarrollo de la asamblea por la plataforma de Propiedata; por lo tanto puede reseñar los datos estadísticos al principio en la mitad y al final de la asamblea, paraevitar incluir la lista completa de los propietarios.
- Para efectos de tener un documento ejecutivo, gerencial y profesional entregue información estadística respaldada con el detalle de la información contenida en la grabación de la plataforma de Propiedata.
Tenga en cuenta la siguiente estructura y secuencia para elaborar el borrador de acta.
- Encabezado con el número de secuencia de la asamblea, la fecha de realización y el orden del día desarrollado.
- Información del quórum de asistencia para dar inicio a la asamblea con el dato en valor absoluto y porcentual, discriminados por asistencia directa del propietario y asistencia por poder.
- Conclusión resumida con el resultado final de cada uno de los puntos del orden del día.
- Cierre de la asamblea con la hora de finalización y el dato del quórum final registrado en la plataforma de Propiedata.
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