Toda actuación administrativa en una copropiedad debe tener un soporte documental, pero muchas veces no basta con dejar las cosas por escrito según nuestro simple saber y entender, porqué en muchos casos nos encontramos con que las cosas se deben hacer constar cumpliendo una serie de requisitos.
Para entender mejor este punto, ten en cuenta que en las propiedades horizontales deben administrarse como verdaderas empresas (aunque no tengan ánimo de lucro) en las que confluyen aspectos constitucionales, tributarios, civiles, comerciales, laborales, contables. Todos esos puntos sirven como referencia a la hora de construir un documento del que esperamos que se desprendas consecuencias jurídicas.
Precisamente las actas de asambleas de copropietarios y de consejos de administración son el ejemplo claro de esta clase de actuaciones de las que se deriva toda la actuación administrativa en la copropiedad. Las asambleas y los consejos son los máximos directores de una propiedad horizontal, de manera que elaborar correctamente las actas de cada sesión puede ser crucial. Un error puede costar mucho tiempo y dinero a los propietarios.
A continuación, encontraras algunos consejos prácticos que te ayudarán a redactar actas confiables.
- Prepárate bien: recuerda que el éxito de las asambleas y demás reuniones es tener todo perfectamente claro y ordenado. Esto ayuda a que la toma de decisiones sea más sencilla y que por lo tanto, las actas sean más concretas y precisas. Manten las cosas bajo control y empieza con pie derecho programando un buen orden del día al que apegarse.
- Apóyate en la tecnología: por un lado, existen herramientas que le ayudarán a determinar rápida y correctamente la forma en que los asistentes a una reunión están tomando las decisiones. En casos en que el número de asistentes es muy grande, la tecnología te ayudará en cosas como el conteo de votos, la definición de mayorías y el monitoreo del quorum, todo en tiempo real.
Por otro lado, es bueno contar con ayudas didácticas que te permitan elaborar un acta que refleje fielmente en la reunión. Te recomiendo que grabes cada sesión en audio o video, esto te ayudará más adelante con la trascripción. Recuerda muy bien la siguiente advertencia: para salvaguardar los derechos y la privacidad de los asistentes, las grabaciones de audio o video solo deben tener un propósito didáctico en términos administrativos para la elaboración del acta, lo que conduce a que deben ser destruidas tan pronto cumplan con dicha finalidad y no pueden ser copiadas o distribuidas.
- Ten especial cuidado con las decisiones: lo más importante de cada reunión es lo que se decide. Por eso te recomiendo que sean tomadas y luego transcritas teniendo en cuenta los siguientes puntos.
1. Cuestión a decidir: describe claramente el problema o situación sobre la que se está necesitando una decisión expresa de la asamblea o el consejo.
2. Propuestas u opciones sobre las cuales recae la decisión, tanto las preparadas con anticipación como las que surjan en la reunión: trata de redactarlas de forma separada, ordenada y numerada, de forma que no haya lugar a confusiones.
3. Resultado final de la votación: no basta con decir que la decisión fue tomada “por la mayoría” o “unánimemente”. Es mejor establecer qué porcentaje de votación obtuvo cada propuesta.
4. Propuesta ganadora: describe con detalle la propuesta ganadora. Estos serían unos ejemplos:
Si se trata de fijar una cuota extraordinaria, escribe el valor total de lo que se va a cobrar y la forma en que se distribuirá entre los copropietarios, incluyendo, si es posible, el valor de cada cuota individual.
Si, por otro lado, de lo que se trata es de elegir una obra a realizar, descríbela bien.
Si la decisión recae sobre la escogencia de una cotización, incluye en el acta la información necesaria para identificarla, mencionado también al contratista y el valor de su propuesta.
Sí la decisión está relacionada con otros documentos, descríbelos claramente, mencionado títulos, fechas, consecutivos, radicados u otros elementos que los identifiquen. Además, incluye dichos documentos como anexos del acta.
Seguir estos consejos te dejará la tranquilidad de estar haciendo las cosas bien, pero además le dará seguridad jurídica. Evidentemente es preferible evitar los pleitos judiciales, pero en caso de que se presenten, un acta bien redactada aumentará considerablemente las probabilidades de éxito. No tomes estos temas a la ligera. Los errores pueden acarrear daños considerables al patrimonio de la copropiedad y, eventualmente, al de las personas encargadas de la administración.
Artículo redactado por: Navarro Torres Abogados
