Cuotas de administración en conjuntos construidos por etapas
Quién paga las cuotas en proyectos por etapas: unidades entregadas, inmuebles sin vender, lotes privados, etapas futuras y coeficientes provisionales.
Respuesta corta: en un conjunto construido por etapas, las cuotas se calculan con los coeficientes provisionales o definitivos definidos en el reglamento. El propietario de cada bien privado incorporado debe contribuir a las expensas comunes, incluido el propietario inicial por las unidades construidas que conserva. Para identificar a quién corresponde el cobro, revisa la titularidad, la entrega material y la incorporación al régimen. Un lote privado ya incorporado no equivale a un apartamento futuro inexistente.
La confusión aparece porque en un mismo proyecto pueden coexistir apartamentos habitados, unidades terminadas sin vender, lotes privados, torres en construcción y etapas futuras que todavía no se han integrado. No todas representan la misma situación jurídica ni deben liquidarse con una regla improvisada.
¿Qué es un conjunto construido por etapas?
La Ley 675 permite que un proyecto se integre progresivamente. La escritura inicial debe indicar que será construido por etapas, explicar cómo se incorporarán las siguientes y fijar los coeficientes de los bienes privados de la etapa conformada.
Mientras se integran nuevas etapas, los coeficientes tienen carácter provisional. La incorporación se realiza mediante escrituras adicionales que identifican los nuevos bienes privados y comunes y recalculan la participación. Al integrarse la última etapa se establecen los coeficientes definitivos.
Si necesitas repasar su función, consulta nuestra guía de coeficientes de copropiedad.
Quién paga en cada escenario
| Situación | Regla práctica | Qué verificar |
|---|---|---|
| Unidad construida y entregada al comprador | Minvivienda orienta el inicio del pago desde la entrega material. Liquida con el coeficiente aplicable y revisa los soportes del caso. | Acta de entrega, certificado de tradición, reglamento y presupuesto. |
| Unidad construida que sigue en cabeza del propietario inicial | El propietario inicial contribuye por esa unidad. | Inventario de unidades, titularidad y coeficiente aplicable. |
| Lote constituido como bien privado dentro de una etapa integrada | Contribuye conforme al coeficiente provisional establecido en la escritura; confirma que realmente sea un bien privado incorporado. | Que el lote exista como bien privado y esté incorporado al régimen. |
| Unidad futura no construida ni incorporada jurídicamente | No debe tratarse como un bien privado existente solo para generar una cuota. | Escrituras de integración, folio, planos y alcance real de la etapa. |
| Bien o servicio sectorial en conjunto comercial o mixto | Los artículos 3 y 31 regulan los módulos de contribución para ese ámbito, cuando estén previstos expresamente en el reglamento. | Reglamento, destinación del gasto y beneficiarios. |
Tres conceptos que no deben mezclarse
Coeficiente de copropiedad
Define la proporción de derechos sobre bienes comunes, la participación en determinadas decisiones y, como regla general, el índice de contribución a las expensas comunes.
Módulo de contribución
En edificios o conjuntos comerciales o mixtos, permite distribuir gastos de bienes y servicios comunes sectoriales según lo previsto expresamente en el reglamento. No generalices esta figura a cualquier conjunto residencial ni crees un módulo solo porque una torre usa menos un servicio. La obligación general de contribuir no desaparece por no ocupar el inmueble o no usar efectivamente un bien o servicio común; revisa las excepciones legales aplicables, como la del ascensor del artículo 29, parágrafo 3.
Presupuesto
Determina cuánto necesita la copropiedad para administrar, conservar y prestar los servicios comunes. El coeficiente distribuye ese presupuesto; no reemplaza la obligación de justificarlo.
Cómo liquidar las cuotas sin crear conflictos
- Mapear las etapas: identificar cuáles están incorporadas mediante escritura y cuáles siguen siendo futuras.
- Construir el maestro de unidades: registrar folio, titular, estado de construcción, entrega y coeficiente.
- Revisar el destino de los gastos: identifica los servicios comunes y, si el conjunto es comercial o mixto, comprueba los módulos sectoriales expresos del reglamento. En residencial, no supongas una exención solo por el menor uso de un servicio.
- Validar los coeficientes: usar los valores vigentes del reglamento, no porcentajes tomados de promesas de compraventa o piezas comerciales.
- Documentar las entregas: conserva las actas y contrasta titularidad y contrato. El concepto 2024EE0035354 orienta el inicio del pago del comprador desde la entrega material; es una orientación general, no una decisión sobre cada contrato.
- Conciliar con el propietario inicial: liquidar expresamente las unidades construidas que todavía conserva.
- Explicar la metodología: anexar al presupuesto una tabla que permita reproducir el cálculo.
Ejemplo simple
Ejemplo ilustrativo, con valores inventados: la etapa incorporada tiene 100 apartamentos construidos, cada uno con coeficiente provisional del 1 %. La tabla vigente suma el 100 %. Ochenta ya fueron entregados a sus compradores y veinte siguen a cargo del propietario inicial. No hay otros bienes privados incorporados en este ejemplo.
Si las cuotas deben cubrir $30.000.000 mensuales y no hay módulos ni otros ajustes aplicables, cada unidad aporta $300.000. El propietario inicial contribuye $6.000.000 por las veinte unidades que conserva; las ochenta restantes aportan $24.000.000 en conjunto. Que algunas unidades estén vacías no permite excluirlas del reparto.
Una torre futura aún no construida ni incorporada no agrega apartamentos ficticios al cálculo. Si hay un lote privado ya incorporado con coeficiente provisional, la situación cambia y debe revisarse en la escritura. Al integrar otra etapa, aplica la nueva tabla registrada de coeficientes; no mantengas automáticamente los porcentajes anteriores.
Señales de alerta para el consejo y el revisor fiscal
- La suma de coeficientes facturados no coincide con la escritura vigente.
- Las unidades sin vender desaparecen de la liquidación.
- Se cobra a compradores antes de la entrega sin explicar la base contractual y jurídica.
- Se ofrece exoneración por no usar un servicio común sin revisar la obligación general y las excepciones legales.
- La administración usa áreas o número de apartamentos en lugar de los coeficientes registrados.
- No existe trazabilidad de las escrituras adicionales que incorporaron cada etapa.
Una explicación reproducible del presupuesto ayuda a responder las dudas sobre la cuota. También puedes consultar estos puntos clave sobre el presupuesto de la copropiedad.
Preguntas frecuentes
¿El constructor paga administración por apartamentos terminados y no vendidos?
Sí. En su calidad de propietario inicial debe contribuir por los bienes privados construidos que permanezcan a su cargo, de acuerdo con los coeficientes aplicables.
¿Los coeficientes provisionales sirven para cobrar cuotas?
Sí. Mientras se integran las etapas, los coeficientes provisionales establecidos en la escritura determinan la participación de los bienes incorporados.
¿Se puede cobrar a una torre que todavía no existe?
No debe facturarse como si existieran bienes privados que aún no han sido construidos o incorporados. Debe diferenciarse esa situación de un lote privado ya constituido con coeficiente provisional.
¿La entrega material cambia quién paga?
Sí, es un soporte clave. El concepto 2024EE0035354 de Minvivienda orienta el pago del comprador desde la entrega material y la contribución del propietario inicial por las unidades construidas a su cargo. Revisa el contrato, la titularidad y las actas; el concepto no resuelve controversias particulares.
¿La asamblea puede cambiar los coeficientes con mayoría simple?
No. No confundas aprobar el presupuesto con modificar coeficientes. El artículo 7 regula su recálculo al integrar nuevas etapas mediante escritura adicional; las reformas del artículo 28 requieren una causal legal y el voto favorable de un número plural de propietarios que represente al menos el 70 % de los coeficientes, además de las formalidades pertinentes.
Fuentes oficiales
- Ley 675 de 2001, artículos 3, 7, 25 a 29, 31 y 38 — texto normativo oficial.
- Concepto 2025EE0038297 sobre conjuntos por etapas — MinVivienda.
- Concepto 2024EE0035354 sobre entrega, unidades construidas y presupuesto — MinVivienda.
Advertencia: los conceptos de MinVivienda son orientaciones generales y no sustituyen la interpretación de la escritura, el reglamento ni los contratos de un proyecto específico. Fuentes consultadas el 6 de octubre de 2026. La orientación sobre lotes privados del concepto de 2025 debe distinguirse de la advertencia sobre bienes no construidos del concepto de 2024. Para el momento en que los coeficientes se vuelven definitivos, se sigue el texto del artículo 7: integración de la última etapa.
Organiza la información que respalda el cobro
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