Poderes para asambleas de propiedad horizontal: requisitos y errores frecuentes

¿El poder para la asamblea de propiedad horizontal debe autenticarse en notaría? No existe una exigencia general de autenticación notarial en la Ley 675 de 2001. Lo que debe poder comprobarse es la autorización para representar al propietario y el alcance del encargo. Antes de usar un formato, revisa el reglamento de la copropiedad y su compatibilidad con la ley.

Un viaje, un turno de trabajo o una dificultad para desplazarse no impiden delegar la participación. El artículo 37 de la Ley 675 de 2001 reconoce que la asamblea puede integrarse con propietarios, representantes o delegados. Preparar bien la autorización ayuda a evitar dudas en el registro y en las votaciones.

¿Por qué no hay una autenticación notarial obligatoria como regla general?

La Ley 675 no establece una solemnidad especial para este poder. El artículo 2149 del Código Civil admite distintas formas de expresar el mandato; el artículo 2150 contempla su aceptación expresa o tácita. La orientación de LegalApp del Ministerio de Justicia también indica que el poder para la asamblea no necesita autenticación.

Para facilitar la revisión, conviene dejar un documento claro y verificable. Si la administración solicita una formalidad adicional, pide identificar su fundamento en el reglamento y revisar su validez frente a la ley. Una solicitud interna no se convierte, por sí sola, en un requisito legal nacional.

Qué información conviene dejar en el poder

La siguiente es una lista práctica para preparar y revisar la autorización; no es un formulario único impuesto por la Ley 675:

• Quién otorga el poder: nombre e identificación del propietario y calidad en la que actúa.
• Quién lo recibe: nombre e identificación de la persona que representará al propietario.
• Qué se representa: nombre de la copropiedad y unidad o unidades correspondientes.
• Para cuál reunión: fecha y tipo de asamblea; aclara el alcance si incluye otra convocatoria o reunión.
• Qué puede hacer: participar con voz, votar y atender instrucciones o límites expresos.
• Cómo se acredita la voluntad: firma o mecanismo de autorización verificable, fecha y aceptación del encargo. En un formato escrito, las firmas de propietario y apoderado facilitan esa comprobación.

Como ejercicio de preparación, completa estas preguntas: «¿A quién autorizo? ¿Para cuál unidad y reunión? ¿Puede votar todos los puntos o tiene instrucciones concretas?». Si alguna queda sin respuesta, aclárala antes de enviar el documento. No dejes espacios que otra persona pueda completar sin tu conocimiento.

¿Puede representar un arrendatario, familiar o tercero?

La representación prevista en el artículo 37 permite delegar a un tercero. Vivir en el inmueble, ser familiar o pagar la administración no acredita por sí solo el encargo del propietario. Comprueba la autorización y las reglas aplicables de la copropiedad. Si el propietario es una persona jurídica, verifica quién está facultado para actuar en su nombre.

Al escoger al apoderado, entrégale el orden del día y los documentos que debe estudiar. Acuerden cómo consultará una duda y qué hará cuando una propuesta cambie durante la reunión. Delegar con instrucciones claras permite participar de manera informada.

¿Sirve un poder enviado por correo electrónico?

Puede servir. La Ley 527 de 1999, artículos 5 a 7 y 10 a 12, reconoce los mensajes de datos y establece criterios sobre identificación, aprobación del contenido, confiabilidad, integridad y consulta posterior. Un documento no pierde efectos solo por ser electrónico; tampoco cualquier PDF acredita automáticamente quién lo autorizó.

Como práctica de revisión, conserva el mensaje y el archivo recibido, confirma que se pueden abrir y leer, y resuelve las dudas mediante un canal de contacto previamente conocido del propietario. Una captura aislada o un archivo reenviado pueden necesitar más comprobaciones. Informa desde la convocatoria qué canal usará la administración para recibir y revisar los poderes.

Si la unidad tiene varios propietarios

No asumas que la firma de uno representa automáticamente a todos. El Concepto 2024EE0038703 de Minvivienda, consulta 1, distingue la autorización referida a la participación y los derechos de quien la otorga, y pide revisar el reglamento. Es una orientación general no obligatoria, no una decisión sobre un caso particular.

Identifica a los titulares, aclara a quiénes cubre la autorización y cómo se ejercerá la representación de la unidad. Una sola firma no basta para atribuir un mandato de otros titulares sin soporte. Si existen instrucciones incompatibles o una discusión sobre derechos de voto, resuélvela antes del conteo con el soporte y la revisión jurídica que correspondan.

Representar en la asamblea y postularse al consejo son encargos distintos

El artículo 53 de la Ley 675 contempla propietarios o sus delegados para integrar el consejo. El mismo concepto de Minvivienda, consultas 2 y 3, recomienda revisar el acto de designación y una autorización expresa para postularse y actuar en ese órgano. No deduzcas esa facultad de un poder que solo menciona asistir y votar en una asamblea.

Cómo organizar la revisión sin duplicar la representación

Para la administración, una revisión previa permite pedir aclaraciones antes de iniciar. Estas son medidas prácticas de organización, no plazos legales nacionales nuevos:

1. Relaciona cada poder con su unidad y otorgante. Verifica identidad, alcance y reunión cubierta.
2. Registra recepción y resultado de la revisión. Señala qué aclaración falta y quién debe resolverla.
3. Controla cambios y documentos repetidos. No cuentes una representación dos veces porque llegó por dos canales.
4. Si aparecen dos apoderados o llega el propietario, aclara quién ejercerá la representación. Documenta la confirmación y actualiza el registro antes del siguiente conteo, según las reglas aplicables.
5. Conserva los soportes con el registro de asistencia. Mantén el acceso limitado a quienes necesitan revisar la representación.

Enviar con anticipación facilita corregir un nombre, identificar una unidad o aclarar las facultades. Para el propietario, el siguiente paso es revisar el reglamento y entregar una autorización comprensible. Para la administración, es informar el canal de recepción, verificar el encargo y dejar documentadas las aclaraciones.

Fuentes oficiales

• Ley 675 de 2001, artículos 5, 37 y 53.
• Código Civil, artículos 2142, 2149, 2150, 2156 y 2157.
• Ley 527 de 1999, artículos 5 a 7 y 10 a 12.
• Minvivienda, Concepto 2024EE0038703, consultas 1 a 3. Orientación general no obligatoria.
• Minjusticia, LegalApp: cómo dar poder para una asamblea de copropietarios. Orientación práctica; consultada para la pregunta sobre autenticación.