Conocer cuales son las funciones de un administrador de Propiedad Horizontal es fundamental para cualquier persona que desee aprender o trabajar como administrador de una copropiedad.
En Colombia, alrededor del 90% de copropiedades son administradas por personas naturales con experiencia en cargos administrativos. Es fundamental que el administrador conozca a profundidad la Ley 675 de 2001 y que cuente con los conocimientos y experiencia en los factores que influyen en la administración de la propiedad horizontal.
A continuación mencionamos las funciones más relevantes del rol como administrador de propiedad horizontal.
Elección del administrador
De acuerdo al artículo 50 de la Ley 675 de 2001, el consejo administrativo es el encargado de elegir al administrador de la propiedad horizontal. De no existir este órgano, la asamblea general de propietarios será la encargada de seleccionar quien debe ocupar el cargo.
El administrador actuará como representante legal de la copropiedad. Es decir, que esta persona se convierte en responsable solidario ante la copropiedad, los propietarios y terceros.
Perfil del administrador
Entre sus obligaciones está ser el gerente, tesorero, recaudador y comunicador. Este cargo no requiere de título administrativo o profesional. Sin embargo, se recomienda que la persona que ocupe el puesto tenga conocimientos y sea idóneo para el cargo, además de tener experiencia en administración, preferiblemente en propiedad horizontal.
Adicionalmente, un administrador debe ser una persona carismática que transmita confianza a los propietarios , que tenga un buen sentido de atención al cliente para atender las solicitudes de los propietarios y residentes. Debe ser una persona comprometida a solucionar las eventualidades que se presenten de forma responsable y efectiva.
Obligaciones
Al ser el representante legal y el gerente de la copropiedad, es el encargado de llevar un buen manejo de los recursos y bienes de la copropiedad. Algunas de sus obligaciones más importantes son:
- Convocar a la asamblea general de propietarios a reuniones para la aprobación del balance general, el inventario y proyectos.
- Presentar ante la asamblea el presupuesto general y explica cómo se realizó el manejo de los recursos.
- Llevar el registro de los libros de actas de las asambleas y lo comunica a los residentes.
- Presentar el informe anual ante la asamblea, junto a las cuentas y los balances de ingresos y egresos.
- Llevar un control de la contabilidad de forma mensual y da soporte de las cuotas y pagos de cada unidad.
- Comunicar a los residentes sobre el uso de las zonas comunes, hace seguimiento de la correspondencia y soluciona las peticiones, quejas o reclamos (PQRs) de forma rápida y efectiva.
- Expedir los paz y salvo de la administración de la copropiedad.
Comunicación y personalidad
Una de las características más importantes de un administrador y que a veces no es tomada en cuenta; es su personalidad, la habilidad para solucionar conflictos y facilidad para mantener un trato cordial y responsable con los propietarios, empleados del conjunto y con terceros.
Debe ser un mediador y conciliador, ya que en ocasiones los propietarios no llegan a acuerdos en la toma de decisiones y es ahí donde el administrador a través del conocimiento sobre el manejo de los recursos debe proponer soluciones que satisfagan las decisiones de los propietarios.
El administrador también debe ser una persona dispuesta a aprender y adquirir habilidades, como el uso de herramientas tecnológicas que faciliten la administración de la copropiedad y que beneficien el seguimiento y soporte de los recursos de cada propietario.
Herramientas de soporte
Es necesario que un administrador de propiedad horizontal complemente su experiencia y la administración de los recursos de la copropiedad con herramientas tecnológicas y contables. Este rol debe ser consecuente con las transformaciones y con los cambios económicos y de mercado que repercuten en todos los campos de trabajo, por eso, el administrador debe ser un motor de innovación y para serlo tiene que contar con el soporte de las herramientas tecnológicas.
Conocer y dominar el manejo del software de oficina como excel, word, powerpoint, aprovechar otras herramientas y disponer de instrumentos como una aplicación móvil, un canal digital, un sistema de facturación y pagos electrónicos, entre otros es indispensable. Esto hará que la administración de la copropiedad se realice de forma organizada y transparente, en donde el manejo de los recursos esté al alcance de los propietarios. Todo esto lo puede tener con Propiedata.com
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La elección del administrador dependerá de lo que decida el consejo administrativo. Contar con un administrador comprometido y responsable beneficiará al conjunto y a sus residentes.
Por eso, consideramos importante que un administrador de propiedad horizontal cuente con la experiencia administrativa, preferiblemente en propiedad horizontal, que sea una persona carismática y empática y también que este dispuesta a complementar su experiencia con el uso de nuevas herramientas tecnológicas que beneficien a la copropiedad.
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