¿Debe una propiedad horizontal registrar sus libros ante la DIAN?
La PH residencial no tiene un registro general ante la DIAN. Los libros contables sí se registran para prueba tributaria; las PH mixtas requieren otro análisis.
Respuesta directa: una propiedad horizontal de uso exclusivamente residencial no tiene una obligación general de registrar ante la DIAN su libro de actas ni sus libros contables. Si busca que la contabilidad sirva como prueba tributaria, sí debe registrar los libros contables para ese fin. Llevar contabilidad y conservar actas y comprobantes sigue siendo necesario. Así lo aclara el Concepto DIAN 000189, interno 0024, del 6 de enero de 2026.
Antes de iniciar un trámite, separa tres preguntas: ¿qué libros debe llevar la copropiedad?, ¿cómo se conservan sus documentos? y ¿para qué necesita un registro? La respuesta depende del uso residencial, comercial o mixto y de la finalidad probatoria. No basta con que el edificio esté sometido a propiedad horizontal.
PH residencial: ¿qué aclaró la DIAN en 2026?
El concepto responde una consulta sobre libros oficiales de propiedad horizontal residencial. Para el libro de actas, concluye que estas copropiedades están fuera del ámbito del registro tributario previsto para los contribuyentes comprendidos en el Decreto 1625 de 2016.
La exclusión residencial se mantiene incluso cuando se explotan económicamente bienes o áreas comunes. Esa precisión se refiere al régimen de renta y al registro tratado en el concepto; no es una exoneración de todas las obligaciones tributarias que una actividad pueda generar.
Llevar libros contables no equivale a registrarlos
La obligación de llevar contabilidad corresponde a la administración. El Oficio DIAN 904442 de 2022 ya distinguía esa responsabilidad del registro: el antiguo artículo 2 del Decreto 2500 de 1986, que exigía registrar libros contables ante la DIAN, se entiende derogado porque no fue compilado en el Decreto 1625 de 2016.
La misma doctrina recuerda que el artículo 175 del Decreto Ley 019 de 2012 eliminó el registro de libros contables en la Cámara de Comercio. Esto no permite afirmar que desapareció todo registro de cualquier clase de libro. Las actas y la prueba contable tienen reglas propias.
Por ejemplo, si encuentras una lista antigua que exige registrar cada nuevo libro contable de la PH ante la DIAN, no la conviertas automáticamente en el procedimiento actual. Identifica primero la norma, el tipo de libro y el propósito del trámite.
Libro de actas: las decisiones deben quedar documentadas
La ausencia de registro ante la DIAN para una PH residencial no elimina las actas. El artículo 47 de la Ley 675 de 2001 exige que las decisiones de la asamblea consten en actas firmadas por presidente y secretario, con información sobre convocatoria, orden del día, asistentes, unidades, coeficientes y votos.
El artículo 51 asigna al administrador la responsabilidad de llevar los libros de actas y de propietarios y residentes, así como la contabilidad. El administrador también debe poner las actas en conocimiento de propietarios y residentes. Registrar un libro y elaborar correctamente cada acta son cuestiones distintas.
¿Cuándo se registran los libros contables como prueba tributaria?
Cuando se pretende que la contabilidad constituya prueba ante la administración tributaria, la DIAN exige el registro como condición probatoria, no como un deber general permanente. El fundamento es el numeral 1 del artículo 774 del Estatuto Tributario.
Ese artículo contempla más requisitos: respaldo con comprobantes internos y externos, reflejo completo de la situación de la entidad, ausencia de desvirtuación por otras pruebas permitidas y de las circunstancias del artículo 74 del Código de Comercio. El registro por sí solo no hace suficiente una contabilidad incompleta.
Como revisión práctica, el contador debe poder seguir la relación entre la operación, su comprobante y el registro. Una carpeta con facturas sin conexión con los asientos, o un libro sin los documentos que lo respaldan, deja pendiente esa revisión. El análisis profesional también debe definir las formalidades aplicables al caso.
PH comercial o mixta: revisa el régimen del libro de actas
El artículo 19-5 del Estatuto Tributario contempla como contribuyentes del régimen ordinario de renta a las PH que destinan bienes o áreas comunes a explotación comercial o industrial y generan renta; excluye a las de uso residencial.
Para los sujetos comprendidos en el artículo 1.2.1.5.3.1 del Decreto 1625 de 2016, el artículo 1.2.1.5.4.5 exige registrar el libro de actas para que adquiera pleno valor probatorio. Si la entidad no está obligada a registrarlo en Cámara de Comercio, lo hace ante la DIAN.
Por eso, el caso de un edificio mixto que recibe renta por explotar áreas comunes requiere revisar ese régimen. Tampoco basta la etiqueta “comercial” para resolver todas las obligaciones: confirma uso, actividades, ingresos y clasificación tributaria.
Qué revisar con el contador antes de decidir
- Uso y régimen: contrasta el reglamento de propiedad horizontal con la clasificación tributaria y las actividades de la persona jurídica.
- Tipo de libro: separa actas, propietarios y residentes, y registros contables.
- Finalidad: documenta si se busca valor probatorio tributario y qué registro corresponde.
- Archivo: relaciona actas y firmas, comprobantes, registros y reportes; identifica faltantes.
- Custodia: define responsables, accesos, copias de seguridad y recuperación de documentos.
Esta lista es una herramienta de gestión, no un formulario tributario ni un trámite nuevo. Guardar documentos digitalmente facilita encontrarlos; no reemplaza automáticamente las formalidades del registro o de la prueba.
Preguntas frecuentes
¿Una PH residencial registra el libro de actas ante la DIAN?
No. El Concepto 000189 de 2026 excluye a la PH de uso residencial de esa obligación. Debe elaborar y conservar las actas conforme a la Ley 675.
¿Se registran los libros contables solo por llevar contabilidad?
No existe ese deber general permanente. Si se pretende hacer valer la contabilidad como prueba tributaria, sí se exige registro y deben revisarse los demás requisitos probatorios.
¿Arrendar un área común cambia la respuesta para una PH residencial?
No cambia la exclusión residencial analizada por la DIAN. Las otras obligaciones que pueda generar la actividad se revisan por separado.
¿Una PH mixta recibe el mismo tratamiento?
No automáticamente. Si explota bienes o áreas comunes y genera renta, corresponde revisar su régimen y el registro del libro de actas para pleno valor probatorio.
¿Un software reemplaza el registro legal?
No. Puede apoyar la organización de información, pero usarlo no equivale a registrar libros ni acredita por sí solo todos los requisitos legales.
Orden documental para la administración
Una vez definidos los libros y su tratamiento, el siguiente reto es mantener la información disponible para el equipo y dar seguimiento a las consultas de la comunidad. Conoce la plataforma administrativa de Propiedata para apoyar la organización y el seguimiento de la gestión de tu copropiedad.
Fuentes oficiales
- DIAN, Concepto 000189 de 2026, numerales 3 a 7.
- DIAN, Oficio 904442 de 2022, descriptor 8.2.1.
- Ley 675 de 2001, artículos 47 y 51.
- Estatuto Tributario, artículos 19-5, 772 y 774.
- Decreto 1625 de 2016, artículos 1.2.1.5.3.1 y 1.2.1.5.4.5.
Fuentes consultadas el 6 de octubre de 2026. La doctrina citada responde consultas generales; el tratamiento de una copropiedad concreta requiere revisar sus circunstancias.
