En lo que va de año, hemos visto cómo a través de decretos y resoluciones se ha promovido el teletrabajo, las reuniones virtuales y un cambio evidente en la forma de laborar en las empresas y las personas. La propiedad horizontal no se queda atrás en estos avances.

Hoy la propiedad horizontal, cuenta con espacios digitales para que la toma de decisiones de su copropiedad no se vea impedida por la falta de una asamblea presencial.

Estos avances se evidencian en la incorporación de reuniones virtuales como mecanismo para no aplazar la toma de decisiones, El Ministerio de Salud en varios de sus decretos ha dado aval a este tipo de reuniones; en los decretos 398, 434, 579, 749, 847, en la resolución 844 y ratificada en el reciente decreto 1168 de agosto 25 de 2020; donde se promueve la virtualidad para votar, intervenir y realizar ajustes dentro de la propiedad horizontal. Además de ser una alternativa que aporta y refuerza las medidas preventivas y los protocolos de bioseguridad que se deben implementar en las copropiedades.

El Decreto 1168 de agosto 25 de 2020 y su aval para las reuniones virtuales

En dicho decreto se estipula una nueva fase de aislamiento, el cual se enfoca en el aislamiento selectivo y responsable (hasta el 1 de octubre). En él, se mantienen las medidas en materia de distanciamiento y prohibición de reuniones presenciales que representen concentración de personas sin el distanciamiento mínimo exigido (2 mts entre persona y persona).

Es importante tener en cuenta que la ley 675 establece en su artículo 39, Reuniones: La Asamblea General se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y, en silencio de este, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal; con el fin de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año. La convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario.

El decreto 1168 reafirma que las asambleas virtuales son un mecanismo para que las copropiedades puedan convocar a sus propietarios, realizar las votaciones y elecciones, evitando las aglomeraciones y promoviendo el aislamiento responsable.

A continuación quiero compartir unos puntos clave que obtendrás con las asambleas virtuales:

·   Las asambleas virtuales dan confianza y seguridad a los revisores fiscales para certificar y garantizar la realización oportuna de la asamblea, a través de resultados cuantificables y medibles que pueden ser comprobados.

·   Las asambleas virtuales son un instrumento para transitar hacia un modelo de administración más tecnológico y moderno con espacios y ambientes de bienestar, aprendizaje tecnológico y nuevos momentos de convivencia y felicidad.

·   Genera beneficios en materia de tiempo y costos, mientras proporciona a los participantes comodidad, tolerancia, asertividad y disciplina.

·   Refuerza los beneficios y ventajas; como la participación e integración de más del 90% de los propietarios en la asistencia a este evento.

·   Motiva la necesidad de introducir en los RPH (Reglamento de propiedad horizontal) soluciones tecnológicas y fomentar el escalamiento de las administraciones y consejos, para hacer mejoras a las normas, reglamentaciones y procedimientos en esta línea.

Con todos estos argumentos y justificaciones, es importante tener en cuenta que si aún no ha realizado la asamblea ordinaria del 2020, sus órganos de administración, dirección y control, así como el presupuesto y las cuotas de administración se encuentran en una situación irregular que se puede subsanar con la realización de la asamblea virtual para normalizar esta situación.

Por eso, es importante hacer una transición a nuevas formas de comunicarse, esto se ve reflejado en las asambleas virtuales y en los beneficios que ofrece a la propiedad horizontal, lo cual permite conectar a la comunidad y dar solución a los nuevos acontecimientos que ocurren dentro de las copropiedades.

A la hora de decidir la asamblea virtual, es fundamental realizar una lectura correcta e interpretación lógica, en la cual el quórum se mide con los participantes que se encuentren en la reunión, para esto se debe garantizar su asistencia, como se señala en el artículo 42 de la ley 675, sobre reuniones no presenciales, que dice:

Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la asamblea general cuando por cualquier medio los propietarios de bienes privados o sus representantes o delegados puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva de conformidad con el quórum requerido para el respectivo caso. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado, de lo cual dará fe el revisor fiscal de la copropiedad.

Después de este análisis, podemos preguntarnos y respondernos de manera puntual y precisa lo siguiente:

Pregunta: ¿Se puede hacer una asamblea virtual en este momento?

Respuesta: Si. Así lo establece la ley 675 y por lo tanto se puede hacer.

Pregunta: ¿Cuál es el quórum que se requiere para la asamblea virtual?

Respuesta: El mismo que se requiere para una asamblea presencial.

Por todo lo anterior, recomendamos que actualice las condiciones organizacionales y legales de su propiedad y programe y coordine la realización de una asamblea virtual; de tal forma que no ponga en riesgo de contagio a sus propietarios y residentes con una asamblea presencial.

Autor: Cesar Augusto Mogollón