La SIC sanciona con hasta 2.000 SMLMV el mal manejo de datos en copropiedades. Aprende a cumplir la Ley 1581 y protege a tu PH de multas. Descubre cómo.
Si administras una copropiedad, manejas datos personales todos los días: nombres, cédulas, teléfonos, correos, registros de visitantes, cámaras de seguridad y hasta información financiera de los copropietarios. Todo ese tratamiento de datos está regulado por la Ley 1581 de 2012 (Habeas Data), y la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) puede sancionar con multas de hasta 2.000 SMLMV a quienes no cumplan.
En 2026, con la digitalización acelerada del sector de propiedad horizontal, cumplir con habeas data ya no es opcional. En este artículo vas a entender qué obligaciones tiene tu copropiedad, los errores más comunes y cómo protegerte de sanciones.
¿Qué es el habeas data y por qué aplica en propiedad horizontal?
El habeas data es el derecho fundamental que tiene toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en bases de datos. En Colombia, este derecho está protegido por:
- Artículo 15 de la Constitución Política
- Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales)
- Decreto 1377 de 2013 (reglamentario)
- Resolución SIC 52185 de 2023 (específica para biometría en copropiedades)
Las copropiedades son responsables del tratamiento de datos porque recopilan, almacenan y usan información personal de residentes, propietarios, visitantes y empleados.
5 obligaciones que tu copropiedad debe cumplir
1. Política de tratamiento de datos
Tu copropiedad debe tener una política de privacidad publicada y accesible que explique qué datos se recopilan, para qué se usan, cómo se protegen y durante cuánto tiempo se almacenan.
2. Autorización expresa del titular
Antes de recopilar cualquier dato personal, debes obtener consentimiento previo, expreso e informado del titular. Esto aplica para:
- Registro de residentes y propietarios
- Cámaras de seguridad y CCTV
- Sistemas de control de acceso
- Directorio de la copropiedad
- Comunicaciones por WhatsApp o correo electrónico
3. Registro de bases de datos ante la SIC
La copropiedad debe registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la SIC. Este registro es obligatorio y gratuito.
4. Canales de atención al titular
Debes garantizar que cualquier persona pueda consultar, actualizar o solicitar la eliminación de sus datos. Esto implica tener un canal de atención (correo electrónico o formato físico) y responder en los plazos legales.
5. Medidas de seguridad
La copropiedad debe implementar medidas técnicas y administrativas para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida o alteración.
Errores comunes que generan sanciones
| Error | Sanción potencial |
|---|---|
| Exigir huella dactilar obligatoria para acceso | Hasta 2.000 SMLMV (Resolución SIC 52185) |
| Cámaras de seguridad sin aviso visible | Multa por tratamiento sin autorización |
| Compartir directorio de propietarios sin consentimiento | Multa por divulgación no autorizada |
| No registrar bases de datos ante la SIC | Multa administrativa |
| No atender solicitudes de consulta o eliminación | Multa y orden de cumplimiento |
| Enviar comunicaciones masivas sin autorización | Multa por uso indebido de datos |
Dato clave: Cualquier residente puede interponer una queja gratuita ante la SIC en www.sic.gov.co si considera que la copropiedad maneja mal sus datos personales.
Cómo cumplir con habeas data usando tecnología
Las plataformas tecnológicas diseñadas para propiedad horizontal, como Propiedata, integran el cumplimiento normativo en su operación:
- Control de acceso sin biometría obligatoria: Códigos QR y credenciales móviles que cumplen la Resolución SIC 52185
- Trazabilidad de datos: Registros digitales con políticas de retención configurables.
- Comunicación segura: Canales cifrados para compartir información entre administración y residentes.
- Reportes auditables: Toda la información de asambleas y accesos queda registrada con controles de acceso definidos.
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Preguntas frecuentes
¿Quién es el responsable del tratamiento de datos en una copropiedad?
El administrador como representante legal de la persona jurídica de la copropiedad (Art. 50, Ley 675). El consejo de administración también puede ser corresponsable si aprobó políticas que violan la normativa.
¿Las cámaras de seguridad requieren autorización de los residentes?
Las cámaras en zonas comunes son permitidas sin consentimiento individual, siempre que exista señalización visible. Las cámaras que capten zonas privadas o datos biométricos sí requieren consentimiento expreso.
¿Puedo enviar cobros de administración por WhatsApp?
Sí, pero necesitas autorización previa del copropietario para usar su número con ese fin. La autorización debe ser específica y documentada.
¿Cuánto tiempo se pueden conservar las grabaciones de cámaras?
La ley no establece un plazo fijo, pero el principio de finalidad y necesidad aplica. La recomendación del sector es conservar grabaciones entre 15 y 30 días, salvo que exista un incidente que justifique mayor retención.
¿La copropiedad debe nombrar un oficial de protección de datos?
No es obligatorio para copropiedades pequeñas, pero sí es recomendable designar a una persona responsable de atender las solicitudes de los titulares y supervisar el cumplimiento de la política de datos.
Conclusión
El habeas data en propiedad horizontal no es un tema menor. Las sanciones de la SIC son reales y cualquier residente puede activar una investigación con una simple queja en línea.
- Toda copropiedad maneja datos personales y está obligada a cumplir la Ley 1581 de 2012.
- Los errores más comunes (biometría obligatoria, cámaras sin aviso, comunicaciones sin consentimiento) tienen sanciones que pueden llegar a los $2.847 millones.
- La tecnología facilita el cumplimiento: Plataformas como Propiedata integran control de acceso legal, trazabilidad y comunicación segura.
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