El proceso y la ejecución de una asamblea no radica solamente en la toma de decisiones que ocurre durante el evento. Al finalizar la reunión es necesario realizar algunos procesos de revisión, firma de documentos y publicación, con el fin de garantizar y avalar los resultados obtenidos.

El acta de la asamblea es el documento donde se exponen los resultados obtenidos en cifras, además resume los acontecimientos ocurridos durante la reunión. El acta da validez a las elecciones y sucesos ocurridos en la asamblea y se constituye por sí sola en un mandato de ley; por lo tanto  de obligatorio cumplimiento.

Es por esto, que a continuación te compartimos 8 cosas que debes tener en cuenta a la hora de realizar el acta de la asamblea:

  1. En el acta debe indicarse el tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria - presencial o virtual), el orden del día, nombre y calidad de los asistentes (propietario o apoderado), su unidad privada, coeficiente, quórum y las votaciones realizadas.
  2. La suscripción de la copia del acta es prueba suficiente para avalar la toma de decisiones, esta copia debe estar al alcance y a disposición de cualquier propietario que lo solicite.
  3. El administrador deberá informar a los propietarios por medio de la publicación oficial de la versión final del acta con las decisiones y resultados obtenidos durante la reunión en un plazo inferior a 20 días hábiles, contados a partir de la fecha de la asamblea.
  4. El administrador debe dejar constancia de la fecha y hora de publicación de la copia del acta en el libro de actas.
  5. El presidente y el secretario de la asamblea son los encargados de suscribir el acta. En caso de nombrar una comisión verificadora, es pertinente que los miembros firmen el acta.
  6. El acta debe contar con las intervenciones y los hechos más importantes de la asamblea, es pertinente identificar a cada persona de acuerdo a su unidad y nombre completo.
  7. El acta de la asamblea se constituye en una herramienta de seguimiento y control para los propietarios, consejeros y administrador para asegurar la gestión y ejecución de los mandatos ordenados por la asamblea de propietarios.
  8. Contar con la transcripción en audio, video y en formato escrito facilita y agiliza el tiempo de presentación del acta.  

¿Qué puntos consideras importantes dar a conocer sobre el acta de la asamblea?