Una convocatoria mal hecha es la causa número uno de asambleas impugnadas.
Parece un trámite sencillo: "avisar" de la reunión. Pero si fallas en el plazo, el medio o los documentos, toda la asamblea puede caerse.
Vamos a que tu convocatoria quede impecable.
¿Por qué una convocatoria mal hecha tumba la asamblea?
Porque la convocatoria es la garantía de que todos pudieron participar.
La Ley 675 de 2001 exige que la citación se haga con la debida anticipación y forma. Si no, se entiende que se vulneró el derecho de los propietarios a asistir y decidir.
Resultado: decisiones impugnables, por buenas que sean.
💡 Buena práctica: Convocar no es solo avisar: guarda evidencia de a quién citaste, cuándo, por qué medio y con qué documentos.
El plazo que no puedes incumplir (y cómo se cuentan los 15 días)
Para la asamblea ordinaria, la Ley 675 de 2001 exige una antelación mínima de 15 días calendario.
Y aquí está el detalle que casi nadie explica: el conteo se hace con días libres.
- No cuentes el día del envío de la convocatoria ni el día de la reunión. Deben quedar 15 días completos entre uno y otro.
- Si metes el día de envío o el día de la asamblea dentro de los 15, la reunión queda mal convocada y las decisiones pueden caerse.
- Revisa si tu reglamento exige un plazo mayor: manda el más exigente.
- Para las extraordinarias, se aplica lo que diga el reglamento; si no dice nada, lo más seguro es aplicar por analogía los mismos 15 días (algunas posturas admiten mínimos menores segun la urgencia, pero es terreno discutible).
El plazo no es un formalismo: es la base de la validez.
Medios trazables: avisar no basta, hay que poder probarlo
No importa solo convocar, sino poder demostrar que convocaste — y hacerlo por el medio correcto.
El artículo 39 (parágrafo 1) de la Ley 675 de 2001 exige enviar la citación a la última dirección registrada por cada propietario. Eso significa:
- Un aviso en cartelera o un papel por debajo de la puerta sin acuse de recibo no sirve como prueba de notificación.
- Tener el WhatsApp o el correo de un propietario no basta para notificarlo por ahí.
- Para que la citación digital sea válida e inimpugnable, el propietario debe haber autorizado expresamente y por escrito ese canal (típicamente vía formato de tratamiento de datos / Habeas Data), o haberlo registrado como su dirección de notificación.
- Sin esa autorización, la citación puede calificarse como indebida notificación, y un error en la convocatoria sí es causal directa de nulidad de la asamblea.
Guarda siempre evidencia de a quién, cuándo, por qué medio y con qué anexos se citó. La trazabilidad, sobre un canal autorizado, es lo que hace tu convocatoria sólida.
Los documentos que deben acompañar la citación
Aquí hay que separar lo obligatorio por ley de lo que es buena práctica.
Obligatorio por ley (no lo olvides nunca):
- La relación de propietarios morosos: el parágrafo 2 del artículo 39 de la Ley 675 exige que la convocatoria incluya el listado de los propietarios que adeudan contribuciones a las expensas comunes. Omitirlo es incumplir la ley.
- El orden del día, cuando se trata de asambleas extraordinarias y de reuniones no presenciales: ahí es obligatorio y no se pueden decidir temas ajenos a la citación.
Buena práctica (muy recomendable):
- El orden del día en la asamblea ordinaria: la ley no lo exige estrictamente, porque los temas ya están definidos por la norma (aprobar cuentas, presupuesto, nombrar administrador y consejo…) y los propietarios pueden proponer asuntos adicionales. Pero enviarlo ordena la reunión y evita discusiones.
- Los estados financieros y el presupuesto a aprobar.
- Los informes de gestión y demás soportes relevantes.
Así cumples la ley, garantizas el derecho de inspección y evitas reclamos por "falta de información".
Cómo convocar bien, rápido y con evidencia
El correo se pierde, la cartelera nadie la ve y el papeleo se traspapela.
Con Propiedata, convocar deja de ser un riesgo:
- Convocas por WhatsApp a los propietarios que autorizaron ese canal, sin que descarguen ninguna app.
- Queda constancia de la citación, con fecha, destinatarios y anexos.
- Adjuntas el orden del día, la relación de morosos y los soportes por el canal que sí leen.
Citas en minutos y con evidencia. Ojo: la herramienta te da la trazabilidad, pero el respaldo legal se completa cuando tienes las autorizaciones escritas de notificación por medio digital y respetas el plazo de los 15 días libres.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta anticipación se debe convocar la asamblea ordinaria?
La Ley 675 de 2001 exige una antelación mínima de 15 días calendario para la asamblea ordinaria. Revisa tu reglamento, que puede exigir un plazo mayor.
¿Cómo se cuentan los 15 días de antelación?
Con días libres: no se cuenta el día del envío de la convocatoria ni el día de la reunión. Deben quedar 15 días calendario completos entre ambos.
¿Sirve convocar solo por cartelera?
No es suficiente. La ley exige enviar la citación a la última dirección registrada por el propietario, y debe poder probarse la notificación. Un aviso en cartelera o un papel bajo la puerta sin acuse de recibo no acredita nada.
¿Es válido convocar por WhatsApp o correo electrónico?
Sí, siempre que el propietario haya autorizado expresamente y por escrito ser notificado por ese medio (o lo haya registrado como su dirección de notificación). Sin esa autorización, la citación puede considerarse indebida notificación y viciar la asamblea.
¿Qué documentos deben acompañar la convocatoria?
El único anexo que la Ley 675 exige expresamente es la relación de propietarios morosos (art. 39, parágrafo 2). El orden del día es obligatorio en asambleas extraordinarias y no presenciales. Los estados financieros, el presupuesto y los informes de gestión son buena práctica para garantizar el derecho de inspección.
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