Como un ejercicio normativo y con base en la jerarquía jurídica en la propiedad horizontal; compartimos la siguiente nota, haciendo uso de la analogía legal como complemento en la gestión administrativa y gerencial de cada propiedad.
Error No. 1:
No llevar contabilidad en debida forma. (Art. 51, Núm. 5, Ley 675/2001, como complemento y fortalecimiento de la responsabilidad y disciplina normativa al interior de cada propiedad, se puede hacer analogía legal y aplicar los Arts. 19 y 48 del Código de Comercio)
La Propiedad debe llevar contabilidad regular de sus operaciones conforme a las prescripciones legales.
Ejemplo de infracción:
La Propiedad no tiene libros de contabilidad, tampoco elabora estados financieros, no conserva los comprobantes de sus operaciones, o lleva contabilidad, pero no está al día.
Al final de cada año, el Administrador(a) o Representante Legal de la Propiedad debe preparar la siguiente información:
· Relación de obligaciones en mora.
· El informe de su gestión.
· Los estados financieros de fin de ejercicio, junto con sus notas.
· El proyecto de presupuesto.
· Cuadro de proyección de cuotas de administración por unidad y con coeficientes.
· Plan de acciones recomendado para el siguiente periodo.
Esta información debe ser presentada a los propietarios, en la Asamblea Ordinaria que se celebre para ello.
Error No. 2:
No rendir cuentas al final del ejercicio (Art. 51, Núm. 5, Ley 675/2001, como complemento y fortalecimiento de la responsabilidad y disciplina normativa al interior de cada propiedad, se puede hacer analogía legal y aplicar los Arts. 45 al 47 de la Ley 222 de 1995)
Ejemplo de infracción:
Se reúne la asamblea de propietarios y el Administrador(a) o Representante Legal y no presenta:
i. Relación de propietarios en mora
ii. Estados financieros del ejercicio
iii. Informe de gestión
iv. Presupuesto ejecutado y presupuesto proyectado, proyecto de distribución de utilidades, si llega a presentarse
Los Administradores(as) o Representantes Legales sólo pueden realizar: (de acuerdo con lo señalado en el RPH y la Ley 675/2001)
a) las actividades previstas en el objeto social,
b) los actos directamente relacionados con su objeto social y,
c) los actos que tengan por finalidad ejercer los derechos o cumplir las obligaciones,
legal o convencionalmente derivados de la existencia y actividad de la Propiedad.
Error No. 3:
Realización de actos ajenos al objeto social (como complemento y fortalecimiento de la responsabilidad y disciplina normativa al interior de cada propiedad, se puede hacer analogía legal y aplicar el Art. 99 del Código de Comercio)
Ejemplo de infracción:
Administrador(a) otorga préstamos a los propietarios y el objeto social en el RPH y la Ley 675/2001 no contempla ese tipo de actos.
La administración de la propiedad se sujeta a los límites previstos en los estatutos (RPH) y en la ley, según el tipo de propiedad.
Error No. 4:
Extralimitación de funciones (Art. 51 Ley 675/2001; como complemento y fortalecimiento de la responsabilidad y disciplina normativa al interior de cada propiedad, se puede hacer analogía legal y aplicar el Art. 196 del Código de Comercio)
Ejemplo de infracción:
Los estatutos (RPH) señalan que todo contrato superior a $X.000.000 millones de pesos requiere autorización del Consejo de Administración y el Administrador(a) celebra un contrato por $XXX.000.000 millones de pesos sin su autorización.
Los órganos de administración, dirección y control de la propiedad no podrán representar en las reuniones del máximo órgano social (asamblea ordinaria de propietarios) unidades o inmuebles distintos de los propios, ni sustituir o asignar los poderes que se les confieran.
Tampoco podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio, según lo dispongan los estatutos (RPH) de la propiedad.
Error No. 5:
Incurrir en incompatibilidades o conflictos de interés (Según lo establezca cada RPH en la propiedad. Como complemento y fortalecimiento de la responsabilidad y disciplina normativa al interior de cada propiedad, se puede hacer analogía legal y aplicar Art. 185 del Código de Comercio)
Ejemplo de infracción:
El Administrador(a) o Representante Legal recibe poder de un propietario para representarlo en la asamblea. El Administrador(a) o Representante Legal elaboró con el contador(a) los estados financieros de fin de ejercicio y vota aprobándolos.
Estos 5 errores son más comunes de lo que parece, en ocasiones, se debe a la falta de organización y planeación de las actividades que competen al área administrativa de una copropiedad.
Para evitar estos inconvenientes es fundamental que haya una buena comunicación entre el representante legal o administrador(a) con los miembros del consejo y que se cuente con programas contables o financieros que faciliten el desarrollo de los documentos e informes que hacen parte de la copropiedad.
Articulo desarrollado por Cesar Augusto Mogollón
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