Como un ejercicio normativo y con base en la jerarquía jurídica en la propiedad horizontal; compartimos la siguiente nota, haciendo uso de la analogía legal como complemento en la gestión administrativa y gerencial de cada propiedad.

Error No. 1:

No llevar contabilidad en debida forma. (Art. 51, Núm. 5, Ley 675/2001, como complemento y fortalecimiento de la responsabilidad y disciplina normativa al interior de cada propiedad, se puede hacer analogía legal y aplicar los Arts. 19 y 48 del Código de Comercio)

La Propiedad debe llevar contabilidad regular de sus operaciones conforme a las prescripciones legales.

Ejemplo de infracción:

La Propiedad no tiene libros de contabilidad, tampoco elabora estados financieros, no conserva los comprobantes de sus operaciones, o lleva contabilidad, pero no está al día.

Al final de cada año, el Administrador(a) o Representante Legal de la Propiedad debe preparar la siguiente información:

·   Relación de obligaciones en mora.

·   El informe de su gestión.

·   Los estados financieros de fin de ejercicio, junto con sus notas.

·   El proyecto de presupuesto.

·   Cuadro de proyección de cuotas de administración por unidad y con coeficientes.

·   Plan de acciones recomendado para el siguiente periodo.

Esta información debe ser presentada a los propietarios, en la Asamblea Ordinaria que se celebre para ello.

Error No.  2:

No rendir cuentas al final del ejercicio (Art. 51, Núm. 5, Ley 675/2001, como complemento y fortalecimiento de la responsabilidad y disciplina normativa al interior de cada propiedad, se puede hacer analogía legal y aplicar los Arts. 45 al 47 de la Ley 222 de 1995)

Ejemplo de infracción:

Se reúne la asamblea de propietarios y el Administrador(a) o Representante Legal y no presenta:

  i.     Relación de propietarios en mora

ii.     Estados financieros del ejercicio

  iii.     Informe de gestión

  iv.     Presupuesto ejecutado y presupuesto proyectado, proyecto de distribución de utilidades, si llega a presentarse

Los Administradores(as) o Representantes Legales sólo pueden realizar: (de acuerdo con lo señalado en el RPH y la Ley 675/2001)

a) las actividades previstas en el objeto social,

b) los actos directamente relacionados con su objeto social y,

c) los actos que tengan por finalidad ejercer los derechos o cumplir las obligaciones,  

legal o convencionalmente derivados de la existencia y actividad de la Propiedad.

Error No. 3:

Realización de actos ajenos al objeto social (como complemento y fortalecimiento de la responsabilidad y disciplina normativa al interior de cada propiedad, se puede hacer analogía legal y aplicar el Art. 99 del Código de Comercio)

Ejemplo de infracción:

Administrador(a) otorga préstamos a los propietarios y el objeto social en el RPH y la Ley 675/2001 no contempla ese tipo de actos.

La administración de la propiedad se sujeta a los límites previstos en los estatutos (RPH) y en la ley, según el tipo de propiedad.

Error No. 4:

Extralimitación de funciones (Art. 51 Ley 675/2001; como complemento y fortalecimiento de la responsabilidad y disciplina normativa al interior de cada propiedad, se puede hacer analogía legal y aplicar el Art. 196 del Código de Comercio)

Ejemplo de infracción:

Los estatutos (RPH) señalan que todo contrato superior a $X.000.000 millones de pesos requiere autorización del Consejo de Administración y el Administrador(a) celebra un contrato por $XXX.000.000 millones de pesos sin su autorización.

Los órganos de administración, dirección y control de la propiedad no podrán representar en las reuniones del máximo órgano social (asamblea ordinaria de propietarios) unidades o inmuebles distintos de los propios, ni sustituir o asignar los poderes que se les confieran.

Tampoco podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio, según  lo dispongan los estatutos (RPH) de la propiedad.

Error No. 5:

Incurrir en incompatibilidades o conflictos de interés (Según lo establezca cada RPH en la propiedad. Como complemento y fortalecimiento de la responsabilidad y disciplina normativa al interior de cada propiedad, se puede hacer analogía legal y aplicar Art. 185  del Código de Comercio)

Ejemplo de infracción:

El Administrador(a) o Representante Legal recibe poder de un propietario para representarlo en la asamblea. El Administrador(a) o Representante Legal elaboró con el contador(a) los estados financieros de fin de ejercicio y vota aprobándolos.

Estos 5 errores son más comunes de lo que parece, en ocasiones, se debe a la falta de organización y planeación de las actividades que competen al área administrativa de una copropiedad.

Para evitar estos inconvenientes es fundamental que haya una buena comunicación entre el representante legal o administrador(a) con los miembros del consejo y que se cuente con programas contables o financieros que faciliten el desarrollo de los documentos e informes que hacen parte de la copropiedad.

¿Qué otros errores se presentan en el área administrativa de una copropiedad? Déjame saber escribiendo en los comentarios.

Articulo desarrollado por Cesar Augusto Mogollón