Por lo general, basamos la toma de decisiones de acuerdo a las vivencias que hemos tenido, esto nos permite determinar qué puede beneficiarnos y que no.

Un ejemplo de ello, lo podemos ver en la selección de algunos trabajos, en los cuales buscan personas con experiencia en determinado puesto o labor. En gran parte, se debe a que una persona calificada y con conocimiento en algo específico, puede determinar y buscar la solución adecuada para cada situación.

Si bien, la experiencia genera confianza y una probabilidad alta de éxito a la hora de elegir y decidir, también cabe la posibilidad de tener un margen de error. Es aquí donde la toma de decisiones basada en datos juega un papel importante.  

Para entender el por qué es importante realizar esta combinación. Primeramente, debemos conocer el concepto y la función que cumple la medición de los datos.

La toma de decisiones basada en datos se define como el uso de estadísticas, métricas, cálculos y datos para guiar las decisiones de una organización (copropiedad). Con los resultados numéricos es más fácil trazar los objetivos, metas y proyecciones de una copropiedad.

Volviendo a nuestra pregunta: ¿Por qué es importante combinar y basar la toma de decisiones de acuerdo a los datos en la propiedad horizontal? A continuación, te comparto algunas razones.

1.Mejora las decisiones financieras: Con el análisis de datos a través de estadísticas y gráficas se pueden medir indicadores de tipo financiero y contable, como; el recaudo, la cartera, el efectivo, los pagos, los recursos tangibles e intangibles. Además, cada indicador puede ser analizado de acuerdo al tiempo (hora, día, mes, año).

Con esta medición, las decisiones pueden ser basadas en; cual es el día donde se realizan más pagos, comparar un mes con otro, analizar qué recursos están siendo más rentables que otros y realizar proyecciones del presupuesto, esto por mencionar algunos ejemplos.

2. Puedes hacer seguimiento del control de accesos: La data te permite analizar y estudiar cuántas personas ingresan a la copropiedad, cual es el día donde se reciben más visitas, que apartamentos reciben más visitas o correspondencia.

Esta medición ahora es indispensable en las copropiedades debido al aislamiento obligatorio, necesario para evitar la propagación del COVID-19.

Controlar los accesos permite tomar medidas de bioseguridad para los días más visitados, tomar decisiones sobre cómo recibir la correspondencia o informar a los residentes sobre el número de visitas recibidas en un mes, de esta forma, se pueden determinar medidas para evitar el contagio.

3. Tienes acceso a todo lo que ocurre en tu copropiedad de forma instantánea: La creación de las gráficas, informes y estadísticas ahora se realiza a través de programas y plataformas que permiten hacer segumiento de forma automática. Con estas herramientas evitas realizar la medición de cada indicador en hojas de cálculo, lo cual ahorra mucho tiempo y genera una medición instantánea de cada variable .

4. Adiós a las carpetas y al papeleo, todo está en la nube: Una de las ventajas de tomar decisiones basadas en los datos es que te permite navegar y comparar los resultados obtenidos en el tiempo de forma muy rápida. Esto se debe a que el almacenamiento de la información está en la nube y permite guardar millones de datos.

Evitando así tener un sin fin de carpetas y papeles para comparar o encontrar información antigua.

5. La información está al alcance de todos: La información puede ser enviada y compartida de forma inmediata, por medio de un correo, PDF, desde una plataforma administrativa e incluso por whatsapp.

El tener acceso a la información, genera mayor compromiso en los miembros de la copropiedad. De esta forma, la toma de decisiones es más participativa y colaborativa.

6. Ayuda a entender las necesidades de los residentes: Al recibir y almacenar las PQR’s es más fácil determinar cuáles son las necesidades de los residentes y que es necesario mejorar. Por medio de los datos se puede llevar un control de cuántas solicitudes han sido respondidas y resueltas de forma satisfactoria.

Tomar decisiones que involucren la experiencia de quienes lideran una copropiedad y tener al alcance el análisis de la información, permite cumplir con los objetivos trazados y mantener altos niveles de satisfacción en la comunidad. Para lograrlo es importante involucrar el capital humano y la tecnología.