La información y el mantenimiento de datos es un tema indispensable en la administración de una copropiedad. Sin embargo, para hacer uso de información personal, es necesario contar con una autorización y una política de privacidad para lograr un buen manejo de los datos suministrados.

La ley 1581 de 2012 define que es necesario “el consentimiento previo, expreso e informado del titular”, es decir, que el dueño de la información apruebe y sepa para qué y cómo se utilizará su información. Además, la autorización debe estar disponible para posibles consultas.

Para una buena comunicación entre el administrador de propiedad horizontal, los residentes y los colaboradores, es necesario realizar un registro de todas las personas que conforman la copropiedad. Los datos que usualmente se solicitan son: el nombre de cada propietario o residente, número de cédula, número de contacto, correo electrónico y en ocasiones certificación laboral o de estudio.

En este artículo quiero mencionarte el procedimiento que puedes utilizar a la hora de solicitar la autorización de los datos de tus residentes o colaboradores, cómo puedes hacer una política de privacidad exitosa para tu PH y te compartiré unas herramientas que puedes utilizar para proporcionar a tu copropiedad la seguridad de que la administración de la información se está realizando de la mejor manera.

Comencemos…

Autorización de los datos personales: En el momento que necesites enviar información por correo electrónico, enviar mensajes por Whatsapp o hacer algún registro con el número de cédula de algún residente o colaborador. Primero, debes contar con la autorización de cada persona.

Si te estás preguntando ¿Cómo puedo conseguir esa autorización? Aquí está la respuesta:

Lo primero que debes hacer es un documento donde especifiques el por qué y para qué necesitas esa información que estás solicitando. Te recomiendo que seas muy específico en que vas a hacer con esos datos.

Después de que realices el documento, puedes utilizar estas alternativas para recibir la aprobación de los residentes o colaboradores:

Por escrito: La persona a la que le solicitaste los datos debe firmar el documento que realizaste. Es importante que le des una copia a esa persona y que tu como administrador te quedes con el documento original. Aunque en ocasiones no es necesario que el residente o colaborador se quede con una copia, siempre y cuando proporciones esa información  para ser verificada o modificada cuando el usuario lo necesite.

De forma oral: En el momento de requerir los datos, si tu como administrador deseas simplemente comunicar al residente o colaborador el porqué y para qué  necesitas su información y recibes la autorización de forma verbal. Este será el soporte para que puedas hacer uso de los datos. Sin embargo, te recomiendo contar con la firma o autorización de forma escrita.

Forma virtual: Como administrador puedes subir el documento de autorización a la página web de tu copropiedad. En este caso, cada persona tiene que aceptar la autorización y política de privacidad haciendo clic en Aceptar y proporcionar todos sus datos para hacer verificación de la información.

Después de conseguir la autorización para el tratamiento de los datos personales es indispensable contar con una política de privacidad.

Política de privacidad  Es un documento legal con el cual se explica cómo se procesa, maneja y organizan los datos del usuario. Este documento es mayormente usado en los sitios de internet o para el envío de mensajes por correo electrónico.

Si bien la autorización de los datos es el documento donde el usuario aprueba para que se realice el uso de su información. La política de privacidad es el documento donde el administrador se compromete a proteger la información del usuario.

Para crear la política de privacidad te recomiendo que selecciones algunas plantillas para que te sirvan de apoyo, también escribe cómo mantendrás a salvo esos datos y enfatiza en que ocasiones de extrema urgencia se podría utilizar la información de una forma no usual.

Si estas interesado puedo compartirte algunas herramientas que facilitaran tu trabajo a la hora de hacer estos documentos. Dejame saber respondiendo en los comentarios si deseas estas plantillas.

Con gusto las compartiré contigo.