La experiencia que nos ha dejado el COVID-19  y los aprendizajes de sus consecuencias, nos indican que en el caso de las asambleas virtuales en la propiedad horizontal y en las sociedades mercantiles; un gran porcentaje de su éxito radica en la designación anticipada del Presidente de la reunión.

Las asambleas más eficaces y efectivas (ordenadas y cortas) son las que tienen buenos presidentes y donde el equipo administrativo y gerencial tiene toda la información y logística preparada.

Es por esto, que a continuación se mencionan cuatro etapas a tener en cuenta a la hora de elegir al presidente de la asamblea de forma exitosa.

En una primera etapa, se requiere que el administrador disponga de toda la información necesaria y coordine con el proveedor de la plataforma contratada todas las actividades y tareas previas que le corresponden, para así, dar énfasis a la coordinación transversal para la selección del Presidente de la asamblea.

En una segunda etapa, se recomienda que al momento de decidir y contratar la realización de una asamblea virtual, coordine de manera transversal entre los órganos de administración, dirección y control, junto con los propietarios, el mecanismo que permita identificar los potenciales presidentes de asamblea y seleccionar al más capacitado y competente para cumplir con estas funciones y responsabilidades.

En una tercera etapa, se requiere compartir con la persona designada toda la información que va a ser presentada durante la asamblea, además de reconocer, revisar y hacer las ampliaciones del caso, sobre el Reglamento de Propiedad Horizontal de la ESAL-PH o los estatutos y reglamento interno de las sociedades mercantiles.

En una cuarta etapa, se debe tener una sesión o más de un taller o simulacro sobre el funcionamiento de la plataforma tecnológica que se contrate para realizar el evento de la asamblea virtual; de tal forma que adquiera el mayor dominio posible sobre las diferentes opciones, funcionalidades y prestaciones técnicas de estas herramientas.

Tambien es importante tener en cuenta los requisitos para postularse como presidente de la asamblea, a continuación se mencionan algunos puntos:

  • Debe ser una persona que tenga condiciones especiales y que goce del respeto de los vecinos. No debe ser moroso, ni haber sido sancionado y debe tener liderazgo y autoridad.
  • Debe ser postulado o postularse previamente para que las personas los conozcan y tomen la mejor decisión.
  • Disponer de tiempo y dedicación para conocer, estudiar y atender las actividades previas a la realización de la asamblea.
  • Actuar con criterio, autoridad, liderazgo y conocimiento en todos los temas que se desarrollen en la asamblea.
  • Practicar el manejo y destreza de las habilidades blandas
  • Conocer las funciones y soporte técnico, operativo y logístico que le puede brindar el moderador tecnológico.

Es fundamental dar la importancia necesaria a la elección de este cargo, ya que la asignación de la persona adecuada permitirá que la asamblea se lleve a cabo de forma rápida y organizada. También es importante que el presidente de la asamblea cuente con buena conexión a internet y un buen micrófono ahora que las asambleas son de forma virtual.

Para ti, ¿Qué características debe tener el presidente de la asamblea?