En ocasiones, llevar el registro de forma detallada de las personas que viven en cada unidad puede ser una tarea extensa para el administrador.

Llevar un control de las visitas de cada apartamento o casa, registrar la llegada y notificación de correspondencia y las necesidades de los residentes parecen ser tareas que cada vez se vuelven menos personales y detalladas, esto se evidencia aún más conforme aumenta el número de unidades que componen cada copropiedad.

¿Cómo mejorar la gestión y el registro de la información de cada unidad? A continuación te compartimos 4 formas para lograrlo.

1.Identifique quién vive y qué ocurre en su copropiedad: Antes de mejorar cualquier proceso es necesario hallar el problema que se quiere solucionar.

Determinar cuales son los procesos que requieren trabajo manual, repetitivo, tedioso y que generan insatisfacción en los residentes y colaboradores, es un punto de partida.

2. Conozca a sus residentes: Como administrador es fundamental conocer el punto de vista de los residentes, sus comentarios, inconformidades e inquietudes. Para lograrlo es necesario:

  • Entender las necesidades de los residentes
  • Comunicar la información que los residentes necesitan
  • Mostrar transparencia en su gestión
  • Disminuir  los tiempos de atención
  • Realiza su trabajo de forma más fácil
  • Aumente la satisfacción de sus residentes

3. Busque alternativas para mejorar los procesos: Llevar registro de cada unidad es una tarea que puede volverse extensa y manual, si el proceso es realizado solamente por el administrador.

Contar con herramientas que permitan al residente ser quien actualice y registre sus bienes y correspondencia facilita el trabajo del administrador, ya que así podrá enfocar sus esfuerzos en ayudar, verificar, mejorar y controlar la información de cada persona.

Seleccione herramientas que permitan al residente:

  • Programar visitas
  • Actualizar la información de sus mascotas
  • Realizar un registro de sus vehículos
  • Llevar un historial de la entrada y salida de sus visitas
  • Tener control sobre la llegada de correspondencia

4. Mejore el control y la verificación de la correspondencia: Mantener informados a los residentes sobre la llegada de los servicios públicos o de su correspondencia es una tarea que usualmente requiere de un trabajo completamente manual por parte de los colaboradores de la copropiedad.

Registrar de forma escrita la llegada de la correspondencia, llamar por citofono al residente, esperar a que el residente baje por el paquete, hacer firmar a quien recibe y en ocasiones tener inconvenientes por el estado de llegada. Son tareas que pueden ser reemplazadas por procesos digitales.

Busque soluciones tecnológicas que le permitan:

  • Notificar al residente a través de dispositivos digitales sobre su nueva correspondencia
  • Soporte de llegada de la correspondencia en imagen
  • Comentarios de estado de llegada de forma digital
  • Registro de la entrega en dispositivos móviles

Conocer las necesidades de los residentes permite al administrador trazar un plan de acción para facilitar la vida de cada persona que hace parte de su copropiedad, de esta forma, su trabajo generará mejores resultados que se reflejarán en la disminución del trabajo repetitivo y en una gestión más efectiva.