Uno de los retos más grandes para las empresas de seguridad y vigilancia es poder mejorar toda la gestión y trabajo que realizan dia a dia; controlar y verificar el trabajo de los guardias, capacitar a los colaboradores, monitorear las cámaras, registrar todo lo que sucede en la minuta son algunas de las labores más importantes a la hora de velar por todo lo que sucede al interior de una copropiedad y que en ocasiones parece un trabajo complejo de verificar.

Gran parte de la seguridad de un edificio depende del control de accesos, monitoreo de cámaras y del trabajo que ejecutan los colaboradores del área de seguridad. En muchos  casos los vigilantes tienen que trabajar con un sistema de comunicación antiguo, donde la manera de informar a los residentes sobre la llegada de correspondencia o visitas se realiza únicamente a través de citofonos que se dañan fácilmente o que son muy viejos; donde se requiere de la presencialidad de los usuarios para poder aceptar o negar los accesos.

Esto puede generar dificultades en la gestión del área de seguridad, no por un mal desempeño de los colaboradores sino por factores externos que repercuten en la administración y vigilancia, lo cual al final recae en la empresa que ofrece los servicios de seguridad.

Hoy es fundamental contar con un sistema de vigilancia integral que facilite el trabajo de los guardias de seguridad y que permita a cada uno de los residentes tener control sobre sus visitas y correspondencia sin necesidad de estar exclusivamente en sus hogares para poder estar informados y tomar decisiones. Con la tecnología hoy es posible conectar a los colaboradores de seguridad y a los miembros de una PH desde cualquier lugar.

1. La citofonía virtual y la generación de porterías inteligentes

Una citofonia virtual es un sistema de comunicación que no requiere de los citofonos convencionales para notificar al usuario de la llegada de visita o correspondencia.

Para notificar sobre la llegada de visitas, domicilios o correspondencia el guardia de seguridad cuenta con un dispositivo móvil que se comunica directamente al número de celular o al teléfono fijo de los residentes, logrando una comunicación directa sin necesidad de citofonos tradicionales o de la presencialidad para ser notificados.

Además, la llegada de visitas y paquetería queda registrada desde una aplicación móvil, lo que evita llenar una minuta escrita, lo cual requiere de un trabajo manual y tedioso. Disminuyendo costos de papelería y compra de libros. De esta forma los guardias de seguridad cuentan con evidencia por medio de registro fotográfico, creación del perfil de cada visitante, registro total de todas las visitas de la PH, control en el estado de llagada de la correspondencia.

2. Adiós a los inconvenientes por daños en la citofonía

El daño constante de la citofonía tradicional repercute significativamente en la gestión ofrecida por las empresas de seguridad.

Ya que al ser el único mecanismo de comunicación, al verse afectado no permite notificar a los residentes, lo cual genera un trabajo totalmente manual por parte de los encargados del área de seguridad que tienen que desplazarse de su puesto de trabajo e ir hasta la unidad de cada residente para notificar por la llegada de correspondencia o visitas.

Con la citofonía virtual esto no sucede, ya que la comunicación es por medio de un dispositivo móvil y permite notificar a los residentes por llamada telefónica o mensaje de texto.

3. Control en el cobro y uso de parqueaderos

Con la citofonía virtual el cobro por el uso de parqueaderos se puede administrar de una forma más fácil, ya que el visitante puede conectarse a las pasarelas de pago.

Los guardias de seguridad podrán verificar cada cobro sin necesidad de recibir dinero o realizar boletas, las cuales se pierden fácilmente y son difíciles de organizar.

Contar con una portería inteligente permite mejorar la gestión de las empresas de seguridad ya que facilita el trabajo de los encargados del área de seguridad, la información está en un solo lugar, reduce costos en libros y minutas y aporta evidencias en la llegada de correspondencia y visitas.

Lo que minimiza el esfuerzo, proporciona nuevas herramientas de trabajo, mejora la satisfacción de las copropiedades al mantener la tranquilidad del usuario frente a sus bienes.